Mail Offline là một hệ thống hoạt động dựa trên mô hình mạng nội bộ (Local Area Network) đã được cài đặt trước. Trong hệ thống mạng này bạn không cần phải có một máy chủ chuyên dùng, mà bạn chỉ cần chỉ định một máy có cấu hình tương đối để làm máy chủ (Mail Server), và dung lượng của đĩa cứng phải đủ chỗ để lưu thư, dung lượng đĩa cứng phải phù hợp với số lượng mail và số nhân viên của công ty bạn.

Các chức năng chính:

• Quản lý account.
• Quản lý các tiến trình gửi và nhận mail trong nội bộ và ngoại tổ chức.
• Tùy thuộc vào việc cài đặt mà mail-server cho phép người dùng sử dụng web-mail hay ứng dụng check mail.